Easy Archiv Versionierung

Hallo,

wir haben Easy Archiv im Einsatz. Soweit sind wir zufrieden. Vor kurzem ist uns aber etwas aufgefallen:

1. Eine Rechnung wird gebucht, gedruckt und gleichzeitig archiviert.
2. Da sehr viele Beleg an stehen, landes der Beleg in der Warteschlange.
3. In der Zwischenzeit wird am Debitor die Kontoverbindung geändert.
4. Der anstehende Beleg wird nun archiviert.
5. Der archivierte Beleg stimmt nicht mit dem gedruckten Beleg überein.

Wie kann das sein? Hätte nicht die gebuchte und gedruckte Version (revisionssicher) im Archiv landen müssen?

Vielen Dank schon mal.

Gruß,
Kerstin

Hallo Kerstin,

wenn ich Easy da richtig verstanden hab, merkt es sich in der Warteschlange nur welche Belege gedruckt werden sollen. Das Ausdrucken ins Archiv wird dann nachts erledigt.

Hier hast du eigentlich zwei Probleme:

• In der NAV- Rechnung werden relevante Daten zum Zeitpunkt des Druckens aus den Stammdaten gelesen, das ist auch in NAV eigentlich ein Problem, denn auch hier sollten die Daten unveränderbar in der gebuchten Rechnung gespeichert werden, die später auf der Rechnung gedruckt werden. (Sales Invoice Header erweitern)
• Easy merkt sich nur welcher Beleg zu drucken ist, d.h. sollten auf dem Optionsreiter des Rechnungsreports Einstellungen geändert worden sein, kann es sein, das die Warteschlange diese u.U. auch nicht berücksichtigt.(Hier ist dann evtl. noch Anpassung notwendig)

Gruß, Fiddi

Hallo Kerstin,

ich weiss ja nicht genau welche Schnittstelle ihr einsetzt. Aber an irgendeiner Stelle muss ja sicher definiert werden welche Felder in Easy mit welchen Feldern in Navision gefüllt werden soll...kann es sein, dass hier die Kontoverbindung aus dem Debitor gezogen wird und nicht aus dem gebuchten Beleg? Dann könntet ihr nämlich so einen Effekt haben:

Daten werden archiviert -> im Debitor steht Kontoverbindung X drin
Im Debitor werden die Kontodaten auf Y abgeändert -> Archiv ändert sich nicht.

Viele Grüße
Jan

Vielen Dankfür die Antworten. So habe ich es auch verstanden.
Folgendes aber schreibt unser Support:

Die Standard-Archivtabellen für die ungebuchten Belege (Angebot/Auftrag), enthalten bislang noch nicht alle Felder und auch die dahinterliegenden relationalen Tabellen gibt es nicht im Archivformat.
Das Drucken erfolgt allerdings nicht aus dem Standard-Archiv. Dieses dient nur dazu z.B. eine Version eines Auftrages wiederherzustellen und dann den hergestellten Auftrag erneut zu verarbeiten.
Wenn die „Ung. Belege“ ebenfalls aus dem Archiv gedruckt werden sollen, muß/müssen dementsprechende Reports erstellt werden. (wie die Auftragsbestätigung, …)

Jetzt bin ich völlig verwirrt. Also werden gebuchte Rechnungen, die ja eigentlich am wichtigsten revisionssicher archiviert werden sollten, nicht in die Archivtabellen geschrieben? Hä?

Hallo Kerstin,

da hat glaube ich jemand NAV- Archiv und easy-Archiv durcheinander bekommen.

Was euer Support meint, sind die archivierten Verkaufs- Aufträge bzw. -Angebote. Diese Belege werden automatisch in Navision erstellt, wenn sie lizensiert sind und ein Auftrag oder Angebot gedruckt wird. Dazu werden in NAV intern Aufträge bzw. Angbote in Archivtabellen umkopiert. Das ganze hat nichts mit revisionssicherer Archivierung zu tun, sondern dient nur zum Nachschlagen, falls man an den Belegen was geändert hat, und diese evtl wieder zurückholen möchte.

Für gebuchte Belege (Rechnung, Gutschrift, Lieferschein,...) gibt es andere Tabellen in die die Daten geschrieben werden.

Nichts desto trotz haben NAV archivierte Belege das gleiche Problem wie die gebuchten Belege: Werte die zum Druckzeitpunkt nicht in den Kopf- bzw. Zeilendaten der Belege stehen, sondern aus den Stammdaten gelesen werden, sind nicht revisionssicher.
D.h. für euch: wenn ihr die Bankverbindung auf die Rechnung drucken wollt, und es kann nicht sichergestellt werden, das Easy den Beleg gedruckt hat, bevor ihr Stammdaten ändert, dann müssen diese Daten mit in den Rechnungskopf.

Das ganze mit den in den Belegen gespeicherten Daten ist durchaus nicht einfach: je mehr Daten man in den Belegen abspeichert, desto größer werden diese und belegen eigentlich nicht notwendigen Speicherplatz, da man die Daten in 99% aller Fälle aus den Stammdaten holen könnte. Außerdem können Fehler nicht mehr korrigiert werden, da die Belege ja gebucht sind.
Die andere Seite ist dein Problem: Es kann nicht sichergestellt werden, das ein Beleg nach einem Jahr noch genauso gedruckt wird, wie er beim Buchen gedruckt wurde. Das Problem tritt auch auf, wenn man zwischenzeitlich Anpassungen am Report gemacht hat, der den Beleg druckt.

Gruß, Fiddi

Hallo Fiddi,

vielen Dank für deine Hilfe. Wir werden jetzt wohl eine Anpassung vornehmen lassen. Anders geht es nicht.

Schöne Woche noch,
Kerstin

Man kann über die bestehende Schnittstellen kaum revisionssicher archivieren.
Eigentlich jede Archivierungsschnittstelle funktioniert so, dass die Reports nach dem eigentlichen Druck erneut gedruckt werden, auf einen PDF-Drucker umgelenkt werden, und das erstellte PDF wird archiviert.

Selbst bei unmittelbarem Wiederholungsdruck (ohne Warteschleife/-Zeit) gibt es theoretisch noch die Chance die Stammdaten zu ändern.

Man könnte das über 2 Wege ändern:

1. Den ersten Ausdruck direkt in ein PDF leiten, das PDF anschließend für den User auf Papier ausdrucken und gleichzeitig das PDF ins Archiv schieben.
2. Alle dynamischen Werte für die Archivierungswarteschlange wegschreiben und beim Wiederholungsdruck benutzen.

Beides ist dermaßen umständlich, dass es nie jemand so tun würde.
Oder aber der Kunde bezahlt für die Umsetzung der Archivierung 200 Manntage...

Das Wort "revisionssicher" ist übrigens wesentlich komplexer als Du wahrscheinlich denkst.
Hier sind Ablaufdokumentationen und andere Faktoren viel entscheidender....

Den exakt gleichen Beleg bekommst Du jedenfalls niemals ins Archiv...zumindest nicht garantiert.