[gelöst] Geb. Einkaufsrechnung

Hallo zusammen,

folgenden Fall haben wir:

Bestellung BES000829 ist bestellt. Die Ware (Artikel 1 ist nur zum Teil geliefert worden, Artikel2 ist komplett geliefert). Nun hat der Einkauf aber die ganze Bestellung (also alle Artikel) fakturiert, obwohl nicht alles geliefert worden ist, somit ist die Bestellung nicht mehr da, nur als Geb. Einkaufsrechnung (ERG00739). Nun würden wir diesen Vorgang rückgängig machen.
Geht das irgendwie?

Wir haben bereits versucht eine Einkaufsgutschrift zu erstellen und den Beleg der Bestellung kopiert. Nur leider ist für die Artikel kein Lagerbestand vorhanden, so das wir diese Gutschrift nicht buchen können.

Möglichkeit 1: die bestehene ERG000739 irgendwie korrigeren, so dass auch nur die Ware die wirklich angeliefert worden ist berechnet werden. Da wir auch die Rechnungsnr des Lieferanten eingetragen haben. (Lieferantenrechnungsnr:1234) Aber wie geht das, wenn es überhaupt geht?

Möglichkeit 2: die komplette ERG000739 gutschreiben (neue Einkaufsgutschrift und den Beleg ERG00739 kopieren) so das wir die korrigierte Version als Einkaufsrechnung erfassen können und eine weitere Einkaufsrechnung der nachgelieferten Ware schreiben können. Doch bei dem Beleg Kopieren (erg000739) zeigt er mir bereits die beiden Artieklpositionen nicht an, da keine LAgerebstand vorhanden ist. Beide haben auch unterschiedliche Lieferantenrechnungsnummern. So habe wir das bereits probiert, doch das geht nicht da wir die Artikel kein Lagerebstand mehr haben. Und die Einkaufsgutschrift kann daher nicht gebucht werden. Machen wir da was falsch? Oder gibt es da einen anderen Trick? Und hier habe ich das Problem mit der doppelten Vergabe der Lieferantenrechnungsnr.

Was ich auch nicht kann, ist zwei Einkaufsrechnung mit der selben Liefernatenrechnungsnummer (z.b.1234) erfassen, oder gibt es da irgendwo eine Einstellung, die das verhindert? Die ich dann abschalten könnte....

Ich hoffe ich habe mich halbwegs ordentlich erklärt was ein Probelm ist....

Zuletzt geändert von sthuening am 4. Mai 2011 12:38, insgesamt 1-mal geändert.

Hallo,

kann mir da jemand einen Tipp geben?

Wie konntet ihr Ware fakturieren, die nicht angeliefert wurde?

Hallo ,

bei Buchen der Bestellung kann mann doch "liefern und fakturieren" sagen, somit wurden die 50 Stück mit geliefert, die noch garnicht geliefert wurden.

Hallo Sonja,

klingt nach einem Albtraum. Ich fasse mal zusammen:

- Bestellung ist weg
- es wurde nicht alles aus der Bestellung physisch geliefert, aber alles als Einkauf gebucht und fakturiert (jemand hat liefern und fakturieren gedrückt)
- Eingangsrechnung ist falsch
- Die Lagerbestände wurden mittlerweile verbraucht.

Supi. Klingt für mich aber so als würden die Lagerbestände ohnehin etwas unscharf sein... Das zu korrigieren ohne irgendetwas zu zerstören wird nicht einfach. Am besten man probiert das auf einer Kopie der Datenbank aus, und wenn man dann die echte Korrektur macht darf es keinen geben, der einem einfach die Lagerpositionen unterm Hintern weg verbraucht.

Ich würde folgendes versuchen:

1. fehlende Lagerbestände per Artikelbuchblatt zubuchen, mit dem korrekten Wert (wie berechnet) als Zugang - vorher bitte prüfen, ob die Lagerbestände für den Lagerort negativ sind. Wenn das der Fall ist würden die Zubuchungen gleich ausgeglichen werden, das wollen wir nicht - dann ist vorab erstmal eine Inventur dieser Artikel angesagt.
2. Gutschrift erstellen aus der falschen Rechnung mittels Beleg kopieren, bei den Zeilen die jeweiligen Artikelpositionen mittels Ausgleich-mit Belegnr. mit den Zubuchungen aus 1. verbinden. Gutschrift buchen. Als Kred.-Gutschriftsnr. muss man eine interne Nr. vergeben, geht leider nicht anders.

Jetzt ist die falsche Rechnung erstmal raus und die falschen Zugänge "auch", nur unsere Zugänge aus 1. stehen noch drin - die sind aber mit der Gutschrift ausgeglichen, können also wertmäßig nichts anrichten.

3. Neue Bestellung erstellen, mit den restoffenen Mengen der alten Bestellung. Den Wareneingang/Rechnung wie geliefert/berechnet buchen. Als externe Belegnummer muss ein zusätzliches Zeichen angefügt werden, im NAV Standard gibt es leider keinen Haken "prüfe auf externe Belegnr." pro Kreditor, nur den in der Einkauf Einrichtung.

4. Die Zubuchungen aus 1. wieder als Abgang buchen (selber Preis).

Das sollte es erstmal sein. Problematisch ist die Lagerseite, da die Ausgleichskette eine andere sein müsste. Das kann die Einstandspreisberechnung verändern. Wenn aber der Lagerbestand sowieso nicht gestimmt hat, ist das sekundär...

LG Jens

Hallo Jens,

oh. So kompliziert.

Ich werde das in unserem Testsystem probieren.

Vielen Dank für deine ausführliche Beschreibung.

aber wieso kann ich keine Gutschrift erstellen und das System weist dann nun mal ein negativen Bestand aus, der ja durch die Neuberechnung wieder ausgeglichen ist?

Kann man das denn irgendwo einstellen? Das negative Lagerbestände erlaubt sind?

Hallo Sonja,

kommt drauf an. Für Buchungsart Einkauf sind erstmal negative Bestände nicht verboten, wenn Du aber Logistik aktiv hast (Lagerplätze) oder der Artikel immer reserviert wird oder Seriennummernverfolgung an ist gibt es die Fehlermeldung.

LG Jens

Stell vorzugsweise in der KE Einrichtung das Feld "Standardmenge für Lieferung/Anlieferung" auf "leer" und nicht auf "Restmenge".
Damit sollte das in der Zukunft dann abgehandelt sein.
Oder Warehouse Receipts (Wareneingänge) benutzen

Hallo ,

ich habe nur das Feld:

"Vorbelege Menge zu liefern" welches auf Rest steht. Soll das auf LEER stehen?

Oder Warehouse Receipts (Wareneingänge) benutzen

Wir benutzen das Wareneingang und -ausgangstool. Da kann ich aber keine Einstellungen machen. Oder was meinst du damit?

Hallo Sonja,

kommt drauf an. Für Buchungsart Einkauf sind erstmal negative Bestände nicht verboten, wenn Du aber Logistik aktiv hast (Lagerplätze) oder der Artikel immer reserviert wird oder Seriennummernverfolgung an ist gibt es die Fehlermeldung.

LG Jens

Also wir arbeiten mit Lagerplätze und der Artikel hat keine Reservierung (wir verwenden überhaupt keine Reservierung), dafür hat er eine Artikelverfolgungscode eingetargen, aber keine Seriennummern.

Heisst das weil wir mit Lagerplätzen arbeiten und der Artikel eine Artikelverfolgung hat, bekommen wir nur diesen Fehler?

Hallo Sonja,

es liegt an den Lagerplätzen. Mit Lagerplatz sind keine negativen Bestände auf den Lagerorten möglich, da ja parallel noch die Logistikbuchhaltung prüft ob die Lagerplätze aufgehen. Negative Bestände für Lagerplätze gibt es aber nicht.

Lagerplatzpflicht kann man nicht einfach so ausschalten, wenn das Lager nicht leer ist... es ist wohl besser es mit der Zubuchung und der abschliessenden Abbuchung zu probieren.

LG Jens

Hallo, Jens,

habe im Testsystem mit dem Zubuchen, Gutschrift buchen der falsch gebuchten Anzahl der Artikel, Rechnung buchen mit den richtigen Anzahl und den Abgang gebucht, getestet. Leider haben wir bei dem Artikel eine Artikelverfolgung, so dass nun beim Abgang/Verkauf die Seriennummern erforderlich sind. Dieses habe ich beim Buchen des Abgangs aus dem Artikel genommen und danach wieder eingesetzt.

Das heisst also wenn sowas nochmal passiert müssen wir anscheinend immer so vorgehen. Dachte es wäre irgendwie einfacher.

Vielen Dank.

Hallo ,

ich habe nur das Feld:

"Vorbelege Menge zu liefern" welches auf Rest steht. Soll das auf LEER stehen?

Oder Warehouse Receipts (Wareneingänge) benutzen

Wir benutzen das Wareneingang und -ausgangstool. Da kann ich aber keine Einstellungen machen. Oder was meinst du damit?

Hallo Sonja,

Wenn ihr Wareneingänge benutzen würdet, könnte der Fehler gar nicht erst entstehen, da man nur das Fakturieren kann was im Lager wirklich gebucht worden ist (als Wareneingang). Also ein Fehler á la "habe vergessen Zu liefern/erhalten auf 0 zu setzen und habe jetzt nicht erhaltene Ware fakturiert" kann da nicht passieren.
Dann müsste dann Lager UND Buchhaltung geschnarcht haben.
Wenn du WA/WE benutzt, ist das Feld "Vorbelege Menge zu liefern" auf Rest in Ordnung, da das Lager vorgibt, welche Mengen vorhanden sind.
Ein neuer Beleg ohne WE/WA mit nur Artikelzeilen führt immer zu "es gibt nichts zu buchen".

Gruß

Hallo,

das Problem war das die Restware ja zwei Tage später gekommen ist. Und wir Zwei Lieferscheine hatten und daher auch zwei Einkaufrechnung vom Lieferanten bekommen. Da muss ich in der Bestellung einmal die eine Menge buchen/fakturieren mit Kred.Rechnr 1234 und einen zweiten Lauf mit der Restmenge und der anderen Kred.Rechnr. Und da aber alles beim Ersten Lauf gebucht wurde kann ich die zweite Einkaufsrechnung nicht verbuchen und steht somit im System....

Okay, jetzt verstehe ich. Das ist mehr als unglücklich.
Kam die Rechnung mit dem Lieferschein? Wenn ja, würde ja der Prozess bei Euch im Betrieb etwas langsamer ablaufen, wenn ihr EK-Rechnungen erst 2 Tage später bucht.

Hallo ,

tja unsere Einkaufsrechnungen werden auch 1-2 Wochen später verbucht.