[Gelöst] Zahldatum vor Rechnungsdatum

Guten Tag,

ich habe eine Frage bezüglich Zahlungsdatum vor Rechnungsdatum. (Ich hab die Suche hier bereits bedient, aber nichts konkretes gefunden)

Vielleicht kann mich ja jemand erleuchten:

- Wenn man eine Rechnungsposten für bspw. 15.03. im System hat und eine Zahlung für den 01.03. im Buchblatt erfasst, schlägt der direkte Ausgleich mit der Meldung: "Sie können keinen Posten mit früheren Buchungsdatum ausgleichen und buchen." fehl.

Ich kann diese Zahlung jedoch manuell einbuchen und dann auf dem 15.03. manuell ausgleichen (selbe Meldung, wenn ich hier den 01.03. auswähle). Hier spielt es jedoch keine Rolle, ob ich die Zahlung mit der Rechnung oder die Rechnung mit der Zahlung ausgleiche, es wird immer der 15.03. vorgeschlagen.

Bin ich korrekt in der Annahme, dass der Ablauf im Buchblatt das einfach nicht unterstützt? Quasi NAV nicht hinbekommt, dass die Zahlung zwar unter dem 01.03. gebucht wird, aber der Ausgleich auf dem 15.03. läuft?

Zuletzt geändert von Filip am 20. März 2023 16:01, insgesamt 1-mal geändert.

Hallo,

das ist wie im richtigen Leben.
Wenn du am 1.3. für eine Rechnung ????, die du erst am 15.3. schreiben willst, eine Zahlung bekommst, dann kannst du auch noch keine Quittung für die Bezahlung von Rechnung ???? erstellen, deren Rechnungsnummer du am 1.3. noch gar nicht kennst.
Daher nimmst du das Geld am 1.3., legst es in die Kasse, und wenn am 15.3. die Rechnung geschrieben wurde, drückst du einen Stempel drauf "Betrag erhalten".

Gruß Fiddi

Geben wir dem Ablauf mal etwas leben:
Der Auftrag kommt über einen Shop rein 01.03 -> Der Kunde zahlt per Paypal (Zahldatum 01.03).
Auftrag in Navision wird in Navision angelegt und zur Kommissionierung / Warenausgang freigegeben. Nach dem der Warenausgang gebucht ist, kann erst die Rechnung geschrieben werden. Sagen wir mal bei 2 Tage Lagerdurchlaufzeit 03.03.
Jetzt wird am 05.03. der Kontoauszug (Paypal) verarbeitet und die Zahlung kommt rein für den 01.03. die Rechnung wurde aber ja erst am 03.03. geschrieben.

Jetzt kann ich die Zahlung nicht ausgleichen, sondern muss die Zahlung gesondert buchen und anschließend manuell ausgleichen.

Mir ist bewusst, dass es so funktioniert, wie es funktioniert. Mir ist auch bewusst, dass man eigentlich erst die Rechnung schreiben sollte, bevor man eine Zahlung erhält (ohne Vorauszahlungsablauf). Ich verstehe nur nicht, warum das einen Unterschied macht, ob ich es manuell oder direkt aus dem Buchblatt heraus mache. Es ist schwierig dem Buchhalter zu erklären, dass er den Umweg gehen muss, weil darum.

Die Alternative ist natürlich, dass man das Rechnungsdatum/Buchungsdatum auf den Auftragseingang setzt, aber dann ist die Lieferung zeitlich ja nach der Rechnung? Das sollte aber doch funktionieren?

Hallo,

es gibt dafür fertige Lösungen, die buchen, nachdem der Auftrag und meist auch der Debitor angelegt wurden, die Paypal- Zahlung A-Konto auf den Debitor zum 1.3. .
Da man anhand der Referenzen in der Zahlung und dem Auftrag die Zahlung und den Auftrag zuordnen kann, gleicht diese Lösung beim Buchen der Rechnung die Zahlung zum Rechnungsdatum aus.

Der Aufwand für dich ist dann eher gleich null, zumindest dann, wenn Zahlung und Rechnungsbetrag passen.

Gruß Fiddi

Das Problem besteht ja im Ausgleichsdatum sowie ggf. Skonto- oder Differenzausbuchung. Bei Zahlung am 28.02. und Rechnung am 01.03. würdest du vermutlich den Skonto nicht im Februar buchen wollen. Daher ist es wichtig hier das Ausgleichsdatum erfassen zu können was beim nachträglichen Ausgleich geht.

Das Problem besteht ja im Ausgleichsdatum sowie ggf. Skonto- oder Differenzausbuchung. Bei Zahlung am 28.02. und Rechnung am 01.03. würdest du vermutlich den Skonto nicht im Februar buchen wollen. Daher ist es wichtig hier das Ausgleichsdatum erfassen zu können was beim nachträglichen Ausgleich geht.

Ja ich verstehe das Problem, aber ich finde es fragwürdig, dass der Prozess im nachhinein funktioniert, jedoch nicht aus dem Buchblatt heraus (Das hat für mich etwas mit Konsistenz dem Benutzer gegenüber zu tun). Ich habe den Vorgang jetzt jedenfalls rein organisatorisch gelöst.

Du hast nicht unrecht, aber Microsoft sieht es als üblich an das alles sofort gebucht wird. Wenn die Rechnung 5 Tage nach der Zahlung gebucht wird dann ist für MS die Zahlung ja schon gebucht und die Rechnung würde ja auch nicht im Buch.-Blatt sondern als Beleg gebucht. Dann müsste es ja auch funktionieren weil das Ausgleichsdatum dann ja auch passt.

Übrigens:

Ich habe es gerade nicht getestet, aber der Standard beherrscht die Funktion Ausgleich mit Belegart und Belegnr. ("Applies-to Doc. Type","Applies-to Doc. No."). Das darf auch eine Zahlung sein.

Wenn du also beim Auftrag die zugeordnete Zahlung einträgst, dann sollte das System beim Buchen der Rechnung automatisch die Zahlung ausgleichen. Mit allen Seiteneffekten wie Mwst. Korrektur beim Skonto.

Ein Buchblatt für den Ausgleich ist da gar nicht mehr nötig, und ein dedizierter Ausgleich auch nicht. Du musst nur die gebuchte Zahlung beim richtigen Auftrag eintragen.

Gruß Fiddi

Das Problem besteht ja im Ausgleichsdatum sowie ggf. Skonto- oder Differenzausbuchung. Bei Zahlung am 28.02. und Rechnung am 01.03. würdest du vermutlich den Skonto nicht im Februar buchen wollen. Daher ist es wichtig hier das Ausgleichsdatum erfassen zu können was beim nachträglichen Ausgleich geht.

Ja ich verstehe das Problem, aber ich finde es fragwürdig, dass der Prozess im nachhinein funktioniert, jedoch nicht aus dem Buchblatt heraus (Das hat für mich etwas mit Konsistenz dem Benutzer gegenüber zu tun). Ich habe den Vorgang jetzt jedenfalls rein organisatorisch gelöst.

Bei dem nachträglichen Ausgleich wird vom System automatisch das Buchungsdatum der markierten Posten im Ausgleichsfenster eingetragen, welches am jüngsten ist. Das wäre dann in deinem Fall das Buchungsdatum der Rechnung. Und dann kannst Du das natürlich auch buchen.
Im Buchblatt wird immer das Buchungsdatum der Buchblattzeile verwendet - daher geht das dort nicht.

VG Anke